Microsoft Office Access 2003 Inside Track

Contents
Acknowledgments xv
Introduction xvii
The Inside Track . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviii
The HelloWorld Sample Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
About This Book’s CD-ROM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx
Companion CD Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx
Installing and Using the Practice Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
Support Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxii
Road Map xxiii
Part I Getting Started
1 The HelloWorld Database 3
Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
Creating a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Defining a Table’s Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Selecting Data Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Setting Field Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Designating a Primary Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Building a Data Entry Form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Entering Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Creating a Simple Query and Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Enhancing Our Simple Form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Using Events and Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Chapter Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Q&A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
On Your Own. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
2 The Basics of Database Design 31
Principles of Relational Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Table Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Why Use More Than One Table? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Planning and Designing the HelloWorld Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Planning for the Data Your Database Will Store . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Gathering Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Splitting a Database: Using One Database File or More. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Identifying the Tables and Fields for Your Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Creating the MarketingCampaigns, MarketingMaterials,
and CampaignLanguage Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Defining Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Normalization: Achieving a Well-Designed Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Using the Table Wizard to Create the CampaignExpenses Table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Creating a Lookup Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Analyzing Your Database’s Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Testing Your Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Documenting Your Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Using the Access Database Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
3 Managing the Consistency, Format, and Integrity of Your Data 79
Table Relationships and Referential Integrity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Cascade Update and Cascade Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Fixing Referential Integrity Errors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Table and Field Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Table Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Field Size Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Caption Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Default Value Property. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Required and Allow Zero Length Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Indexed Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Other Field Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Using an Input Mask to Manage Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Input Mask Special Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Using the Input Mask Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Modifying a Standard Input Mask . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
The Format Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Expressions and the Expression Builder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Validating Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
4 Imporing and Linking to Data 115
Should You Impor Data or Link to Data?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Imporing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Imporing Data from Microsoft Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Imporing Data and Database Objects from an Access Database . . . . . . . . . . . . . . 127
Imporing Data from Other Data Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Splitting a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Linking to Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Linking to Tables in the Northwind Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Linking to Data in Other Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
The Linked Table Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Creating a Macro to Impor Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Chapter Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Q&A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
On Your Own. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
5 Using Visual Basic to Automate Your Database 147
Converting a Macro to Visual Basic Code. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Creating an Event Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Using Standard and Class Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Understanding Scope and Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Working with Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Declaring Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Modifying the Impor Procedure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
More About Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Using Control Structures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
The If…Then…Else Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
The SelectCase Statement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
The Call Statement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
The For…Next Statement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
The For Each…Next Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
The Do While…Loop Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
The While…Wend Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
The With … End With Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Setting Up the Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
The Editor Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
The Editor Format Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
The General Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
The Docking Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Handling Errors and Debugging Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Types of Errors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Adding Error Handling to Your Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Debugging Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Using an Object Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Elements of an Object Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
DAO Object Model. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
ADO Object Model. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Office Automation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Part II The Database Application
6 Sorting, Filtering, and Retrieving Data 211
Sorting Table Data in Datasheet View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Applying a Filter to Data in a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Designing Select Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Creating a Query in Design View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Multitable Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Using Criteria to Select Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Summarizing and Grouping Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Using an Expression to Create a Calculated Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Using a Parameter Query. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Queries and Visual Basic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
7 Designing Basic Forms 245
Creating a Form with the Form Wizard and AutoForm Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Working with the Views and Structure of a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Viewing Data in a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Form Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Record Source Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Control Source Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Using Design Tools to Fine-Tune Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Moving, Sizing, and Aligning Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Selecting Multiple Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Formatting Controls with Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Setting the Tab Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Adding a Control to a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Chapter Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Q&A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
On Your Own. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
8 Adding Features and Function to Forms 287
Customizing the Appearance of a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Highlighting Data with Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Using a Subform to View Related Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Using an Option Group to Perform Alternative Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Using a Control’s Value in Query and Filter Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Turning a Control On and Off. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Handling Unexpected Behavior in a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Running a Visual Basic Procedure by Using
a Form Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Chapter Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Q&A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
On Your Own. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
9 Extending Your Use of Queries 325
Summarizing Data with a Crosstab Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Understanding the Basics of SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Running Action Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Updating Field Values with a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Archiving Data with an Append Query. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Using a Delete Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Running a Make-Table Query. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Creating SQL-Specific Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
Union Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
SQL Pass-Through Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
Data-Definition Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
Working with Query Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Unique Values Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Unique Records Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Using Outer Joins and Self-Joins. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
10 Presenting Data with Reports 361
Creating a Report with the Report Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Working with a Report in Design View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Managing a Report’s Record Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Filtering Records in a Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Using a Parameter in Report Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Displaying Data in a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Adding a Subreport to a Main Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Controlling Report Layouts with Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Working with Report and Section Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Using a Report’s Open and Close Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Using a Section’s Format Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
11 Analyzing Data with PivotTables and PivotCharts 405
Creating PivotTables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
Changing the View of Data in a PivotTable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
Filtering Data in a PivotTable Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
Analyzing Data in a PivotTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Formatting a PivotTable and Setting PivotTable Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Using a PivotChart to Display and Analyze Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Creating a PivotChart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Working with PivotChart Data and Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Showing PivotTables and PivotCharts in
a Single Form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430
Using Visual Basic to Create a PivotTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
12 Access and the Web 437
Exporting Data as HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
Creating a Data Access Page with the Page Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
Working with a Data Access Page in Design View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Setting Up a Data Access Page in Design View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
Customizing Data Access Page Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
Working with Data Access Page Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Hosting Office Web Components on Data Access Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
Chapter Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Q&A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
On Your Own. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
13 Completing Your Database Application 479
Creating Macro Groups and Using Macro Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Macro Groups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Macro Conditions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
Assigning a Macro to an Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
Creating an Application Switchboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Creating Menu Bars and Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492
Creating a Custom Menu Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
Creating a Custom Shortcut Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Assigning a Toolbar, Menu, or Shortcut Menu to a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Customizing Toolbars and Menu Bars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Setting Startup Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511
Adding a Smart Tag to a Control or a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Chapter Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Q&A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
On Your Own. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Part III The Data Pipeline
14 Understanding Access Projects 521
Setting Up the SQL Server Database Engine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Upsizing an Access Database to SQL Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526
Creating an Access Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532
Creating SQL Server Tables in an Access Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Using Database Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544
Working with Views and Stored Procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Stored Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556
15 Integration with Office 2003 and SharePoint Services 557
Extending SharePoint Using Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
Using SharePoint for Collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Linking to SharePoint Data Using Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Linking Tables Through SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Working with Access Data in InfoPath. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
Exploring Info on InfoPath . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
Designing InfoPath Forms Based on Access Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
Linking to Access from an InfoPath Form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569
Analyzing Access Data Through Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
Bringing Access Data into Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Working with Outlook Data in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583
16 Working with XML Data in Access 585
Introducing XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586
Constraining XML Data in Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587
Using Schemas to Define Data Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
Exporting an Access Table to an XML Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Imporing an XML Document into Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591
Access XML and the XML Schema Definition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596
Looking Inside the XSD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596
Embedding the XSD in the XML Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598
Presenting XML Data with Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Exporting Tables and Data as XML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Exporting Other Access Objects as XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609
17 Using Visual Basic to Manage Data 611
Creating a Custom Report Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611
Using Visual Basic to Work with Data in Office Applications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 619
Building an Outlook Contact List from Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Creating an Excel Spreadsheet from Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623
Using Data in Access to Create a PowerPoint Presentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627
Working with Recordsets in ADO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633
Working with the ADO Connection Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633
Understanding ADO Cursor Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
Using the LockType Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636
Moving from Record to Record in a Recordset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 637
Chapter Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Q&A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
On Your Own. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Part IV Maintenance and Security
18 Maintaining an Access Database 645
Using Access Database Maintenance Utilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Backing Up an Access Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Compacting and Repairing a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647
Running the Performance Analyzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649
Viewing Object Dependencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654
Managing a Multiuser Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 660
Setting Options for a Multiuser Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 660
Converting an Access Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662
Replicating an Access Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666
Synchronizing Replicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Creating a Partial Replica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
Chapter Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
Q&A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
On Your Own. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676
19 Implementing Security 677
Exploring Types of Security in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678
Implementing User-Level Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679
User and Group Management in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680
Understanding Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 682
Creating Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684
Creating Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 690
Setting a User Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692
Securing Database Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 696
Obfuscation Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697
Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 702
Q&A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 702
On Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 703


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