Microsoft Office Access 2003 The Complete Reference

Contents
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Part I Getting Started
1 Quick Tour of Microsoft Office Access 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Starting Access and Opening a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Touring the Access Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Opening a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Touring the Database Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Looking at Menu Options and Toolbar Buttons . . . . . . . . . . . 12
Using Shortcut Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Opening a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Touring the Datasheet View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Looking at a Subdatasheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Looking at Data in a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Looking at the Wizards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Getting Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Asking a Question . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Using the Microsoft Access Help Task Pane . . . . . . . . . . . . . . 23
Asking the Office Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Asking What’s This? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Getting Help with What You’re Doing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2 The World of Relational Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
What Is a Relational Database? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Purpose of Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Types of Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Referential Integrity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Defining Database Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Inspecting the Sample Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Looking at the Data Distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Viewing Table Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
The Payoff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
A Custom Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
A Custom Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3 Creating a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Designing the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Introducing Home Tech Repair . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Determining Goals of the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Distributing the Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Specifying Key Fields and Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Completing the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Using the Database Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Previewing the Database Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Stepping Through the Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Running the New Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Starting with a Blank Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4 Creating and Modifying Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Creating a New Table Structure with the Table Wizard . . . . . . . . . . . 57
Adding Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Setting the Primary Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Relating to Existing Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Creating a New Table from Scratch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Touring the Table Design View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Adding Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Choosing a Primary Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Creating Other Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Saving the Table Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Modifying the Table Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Switching Table Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Adding/Deleting Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Changing the Field Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Changing a Field Name or Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Changing a Field Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Modifying or Deleting the Primary Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Ensuring Data Validity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Defining Field Validation Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Defining a Record Validation Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Requiring an Entry and Preventing Duplicates . . . . . . . . . . . . 88
Handling Blank Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Assigning a Default Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Copying an Existing Table Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Setting Table Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
How to Change the Default Table Design Properties . . . . . . . 92
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
5 Relating Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Defining a Relationship . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Ready-Made Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Using the Relationships Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Viewing and Editing Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Viewing Existing Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Modifying or Deleting a Relationship . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Changing a Table Design from the Relationships Window . . 108
Printing the Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
6 Entering and Editing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Entering New Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Copying and Moving Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Inserting Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Inserting Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Customizing Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Adding Custom Input Masks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Creating Lookup Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Changing the Datasheet Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Displaying Subdatasheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Moving and Resizing Columns and Rows . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Freezing and Hiding Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Changing the Font . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Changing Grid Lines and Cell Appearance . . . . . . . . . . . . . . . 141
Setting Datasheet Default Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Changing Table Definition in Datasheet View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Inserting a Subdatasheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Inserting/Deleting a Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Changing Field Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Editing Record Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Selecting Records and Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Locating Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Finding and Replacing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Deleting Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Using the Spelling Checker and AutoCorrect . . . . . . . . . . . . . 153
Printing Table Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Part II Retrieving and Presenting Information
7 Sorting, Filtering, and Printing Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Sorting Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Sorting on a Single Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Sorting by Two or More Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Saving the Sort Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Filtering Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Filtering By Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Using an Exclusion Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Filtering By Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Optimizing Filter By Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Filtering For . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Filtering with Advanced Filter/Sort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Modifying a Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Saving a Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Removing and Deleting Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Printing Table Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
8 Extracting Information with Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
How Do Queries Work? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Access Query Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
When to Use a Filter and When to Use a Query . . . . . . . . . . . 180
Creating Select Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Using the Simple Query Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Touring the Query Design Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Without the Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Relating Multiple Tables in a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Adding/Removing Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Running and Saving the Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Hiding/Showing Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Specifying the Record Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Showing Highest or Lowest Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Adding Selection Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Using Wildcards and Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Using a Single Criterion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Using Multiple Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Getting Help from the Expression Builder . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Handling Blank Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Setting Query Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Modifying a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Inserting a Field and Changing the Field Order . . . . . . . . . . . 205
Changing Field Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Performing Calculations in a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Adding a Calculated Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Summarizing with the Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Summarizing with Aggregate Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Creating Special Queries with the Query Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Creating a Find Duplicates Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Creating a Find Unmatched Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Creating a Crosstab Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Printing the Query Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Deleting a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
9 Creating Advanced Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Creating Special Purpose Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Parameter Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
AutoLookup Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Designing Action Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Update Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Append Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Delete Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Make-Table Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Introducing Structured Query Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Looking at SQL Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
SQL Conventions and Syntax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Creating a Subquery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Defining a Criterion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Defining a New Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
10 Creating Form and Report Designs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Deciding Which Database Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Describing the Common Design Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Choosing a Record Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Understanding Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Form and Report Design Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Working in the Design Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Touring the Form Design Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Starting a New Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Adding Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Modifying Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Selecting Controls and Other Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Moving and Resizing Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Aligning and Spacing Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Using Property Sheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Using the Formatting Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Formatting Conditionally . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Changing a Control Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Deleting Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Adding Other Objects and Special Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Linking vs. Inserting Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Adding Bound Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Adding an Unbound Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Adding a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Changing Form and Report Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Changing the Record Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Applying Filters and Sort Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Resizing a Form or Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Using AutoFormat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Adding a Background Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Adding a New Object to a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
11 Using the Form Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Creating a New Form Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Designing the Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Starting a New Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Choosing an AutoForm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Selecting the Form Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Choosing the Form Layout and Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Modifying the Form Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Looking at Some of the Form Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Changing Form Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Moving and Adding Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Sorting and Filtering Data in a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Using the Form for Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Sizing the Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Navigating in the Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Changing the Tab Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Locating Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Viewing Multiple Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Printing the Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Looking at the Other Wizards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Creating a Hierarchical Form from Related Tables . . . . . . . . . . . . . . . 304
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
12 Customizing Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Starting a New Custom Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Placing and Customizing Data-Related Controls . . . . . . . . . . 307
Adding Yes/No Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Adding User-Interactive Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Creating a Multiple-Page Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Using the Page Break Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Adding a Tab Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Customizing a Tab Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Adding Special Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Adding Calculated Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
ActiveX Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Introducing the Police Department Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Adding a Subform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
With the Subform Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Without the Subform Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Using the Hierarchical Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Modifying a Subform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Linking and Synchronizing Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
Adding Custom Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Custom Control Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Status Bar Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Validating or Restricting Data in Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Validating with Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Validating with Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
13 Using the Report Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Creating a New Report Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
What Is the Purpose of the Report? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Selecting, Sorting, and Grouping the Data . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Starting a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Choosing an AutoReport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
Using the Report Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Previewing the Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Working in the Print Preview Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Using the Layout Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
Printing the Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Running Page Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Modifying the Report Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Touring the Report Design Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Examining Report Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Setting Report and Section Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Placing and Adjusting Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Changing the Report Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Adding Page Numbers and Date/Times . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Adding Page Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Saving the Report Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Using Report Snapshots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Creating a Report Snapshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
Viewing the Report Snapshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Sending the Report Snapshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
14 Customizing Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Creating a New Report Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Adding Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Customizing with Special Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378
Basing a Report on a Parameter Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Sorting and Grouping Records in a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384
Changing the Sort Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Adding Group Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Customizing Group Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Adding Summaries and Running Totals . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Applying the Finishing Touches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Modifying and Adding Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Adding a Subreport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Creating a Subreport Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Inserting an Existing Subreport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397
Linking the Report and Subreport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Modifying a Subreport Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Designing a Multiple-Column Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Grouping Records in a Multiple-Column Report . . . . . . . . . . 401
Printing Mailing Labels and Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
Using the Label Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Manipulating Text Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
Printing Addresses on Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
15 Creating Charts and Graphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Creating a New Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
The Anatomy of a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Selecting the Data for the Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Using the Access Chart Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Printing and Saving the Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Linking to Record Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Adding an Existing Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Modifying the Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Modifying with Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Editing with Microsoft Graph . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Part III Improving the Workplace
16 Customizing the Workplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Personalizing the Workplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Rearranging Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Creating a Shortcut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Setting Workplace Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Setting Some Command Bar Default Options . . . . . . . . . . . . . 453
Creating Custom Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Changing the Way Access Starts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Modifying the Office Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Showing and Hiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Setting Office Assistant Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Choosing a Different Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
17 Improving Database Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Optimizing a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Using the Analyzer Wizards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Optimizing Tables and Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
Working with Linked Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Optimizing Filter By Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Optimizing Forms and Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Optimizing Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471
Avoiding Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Backing Up and Restoring a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Compacting and Repairing a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
Documenting a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479
18 Understanding Events and the Event Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
What Are Events? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
Types of Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Understanding the Sequence of Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Form Control Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Form Record Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489
Form and Subform Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490
Keystrokes and Mouse Click Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492
Report and Report Section Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
Setting Event Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
19 Automating with Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497
How Do Macros Work? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497
Creating a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Touring the Macro Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Creating a Simple Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Choosing Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
Setting Action Arguments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502
Testing and Debugging a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502
Starting the Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Stepping Through a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Modifying a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Adding Conditions to a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
Running a Macro with a Condition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Choosing Between Two Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Assigning a Macro to an Event Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Deciding Which Event to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
Some Common Uses for Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Displaying a Message Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Validating Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
Filtering Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511
Setting Values and Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514
Changing the Flow of Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Nesting Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Create a Macro Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Assigning AutoKeys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Documenting Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Creating an AutoExec Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
20 Customizing Menus and Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Using Access Command Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Showing/Hiding Built-in Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527
Showing/Hiding Toolbar Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Moving/Resizing Command Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
Changing Menu and Toolbar Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Customizing Command Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532
Creating a Global Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Creating Custom Toolbars and Menu Bars . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Attaching a Custom Command Bar to an Object . . . . . . . . . . 541
Specifying Global Command Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Deleting a Custom Command Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543
Modifying Command Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543
Moving Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Adding and Deleting Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Modifying a Selected Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Restoring Built-in Command Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
21 Creating Custom Switchboards and Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . 553
Creating Switchboards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553
Using the Switchboard Manager to Create Switchboards . . . 554
Modifying the Switchboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562
Creating a Switchboard from Scratch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
Copying the Button Event Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Creating a Custom Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571
Designing the Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572
Creating and Attaching the Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
Setting Form Properties and Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
Creating a Dialog Box for User Input . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579
Setting the Input Form Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580
Creating the Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580
Modifying the Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581
Part IV Sharing Data with Others
22 Exchanging Database Objects and Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
Copying Objects Among Access Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
Copy-and-Paste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586
Drag-and-Drop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587
Impoting or Linking Access Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587
Impoting Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
Setting Impot Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 590
Linking Access Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591
Impoting or Linking to Other Data Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592
Using Data from dBASE or Paradox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593
Impoting and Linking Text Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594
Using Delimited Text Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595
Using Fixed-Width Text Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599
Changing Impot Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Using Linked or Impoted Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Renaming a Linked Table in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Changing Linked Table Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Updating Links with the Linked Table Manager . . . . . . . . . . . 602
Unlinking Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603
Exporting to an Existing Access Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604
Exporting to Another Database Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605
Exporting to Text Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
23 Exchanging Data with Outside Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609
Copying or Moving Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609
Copying or Moving Data from a Word Processor . . . . . . . . . . 609
Copying or Moving Data from a Spreadsheet . . . . . . . . . . . . . 611
Copying or Moving Records from Access to
Another Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612
Saving Access Output as an External File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612
Working with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
Saving in Rich Text Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
Saving an Access Table or Query as a Mail Merge
Data Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
Publishing with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615
Using Merge It with Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616
Working with Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618
Impoting from and Linking to Excel Spreadsheets . . . . . . . . 618
Exporting a Table or Query to Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622
Using Analyze It with Microsoft Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623
Working with HTML Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624
Impoting Data from HTML Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . 624
Exporting Data to HTML Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625
Mailing Access Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627
24 Sharing with Multiple Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629
Sharing a Database on a Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629
Sharing an Entire Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630
Splitting the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630
Preventing Exclusive Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633
Replicating a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634
Database Administration in a Multiuser Environment . . . . . . . . . . . 635
Controlling Data Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636
Minimizing Conflicts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
Updating Records with Refresh and Requery . . . . . . . . . . . . . 639
Editing Shared Database Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
25 Securing a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643
Securing a Database with a Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643
Securing a Multiple-User Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645
Understanding the User-Level Security Model . . . . . . . . . . . . 645
What Is Needed to Secure a Database? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647
Securing a Database with the User-Level Security Wizard . . 647
Creating a Workgroup Without the Wizard . . . . . . . . . . . . . . . 652
Assigning or Changing Permissions and Ownerships . . . . . . 659
Securing a Replicated Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662
Removing User-Level Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662
Other Security Measures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663
Encoding and Decoding a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664
Hiding Database Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666
A Converting to Access 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
Deciding on a Conversion Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
Converting a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668
Converting a Workgroup Information File . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Converting a Secured Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Converting a Replicated Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670
Enabling a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670
Sharing a Database Across Several Access Versions . . . . . . . . . . . . . . 672
Converting from Access 2002–2003 to Access 97 . . . . . . . . . . . . . . . . . 672
Converting from Access 2002–2003 to Access 2000 . . . . . . . . . . . . . . . 673
B What’s on the CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
Instructions for Using the Access Quick Reference on the CD-ROM 675
Instructions for Using the Access Database Files on the CD-ROM . . . 676
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679

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